Guide pratique pour améliorer sa communication

Vous arrive-t-il souvent d’avoir l’impression de ne pas être compris ou entendu ?
Améliorer sa communication devient alors primordial pour qui veut établir des relations saines, que ce soit au travail ou dans la vie personnelle.
Si vous avez déjà ressenti de la frustration en essayant de vous exprimer, sachez que vous pouvez y remédier. 

Dans cet article, je vous propose d’aborder dans un premier temps les bases de la communication, ses différents types et styles, et pour finir je vous proposerai une méthode pratique à appliquer au quotidien pour améliorer votre communication.

Comprendre les bases d’une communication efficace

Une communication efficace repose sur plusieurs principes fondamentaux.
Pour commencer, il est essentiel de comprendre que la communication est un processus bidirectionnel impliquant à la fois l’émission et la réception de messages. Cela signifie que l’écoute est tout aussi importante que le parler.

Voyons maintenant les caractéristiques essentielles d’une communication efficace :

L’importance du contexte et de la situation

Le contexte et la situation jouent un rôle primordial dans la communication. En fonction de l’environnement, de la culture et de la personne à qui l’on s’adresse, notre manière de communiquer devra s’adapter. Par exemple, une conversation informelle avec un ami ne se déroulera pas de la même manière qu’une réunion professionnelle. Qui plus est si les personnes ont des origines et cultures différentes.

Il est important de prendre en compte ces facteurs pour éviter les malentendus et améliorer la compréhension mutuelle. En adaptant notre langage et notre ton selon le contexte, nous pouvons établir des échanges plus efficaces et respectueux.

Mettre une intention claire

Avant de communiquer, il est nécessaire de définir clairement son intention. Si l’objectif est de créer un dialogue ouvert et constructif, cela facilitera alors une communication bienveillante et respectueuse. En revanche, une intention basée sur la critique ou la réprimande nuira systématiquement à la relation et fermera la porte à un échange constructif. 

L’intention doit être bienveillante et axée sur le respect mutuel. En se concentrant sur l’écoute et la compréhension, plutôt que sur le jugement et les préjugés, on crée alors un climat propice à une communication efficace et harmonieuse.

Eviter les préjugés et les hypothèses

Il est essentiel de partir de zéro lorsque l’on communique, sans présupposer ni faire d’hypothèses sur les pensées ou les intentions de l’autre. Les préjugés peuvent brouiller la communication et créer des quiproquos . Ce qui va rendre les échanges moins efficaces.

En adoptant une approche ouverte et curieuse, vous permettez une compréhension plus claire et authentique. Poser des questions et écouter activement aidera à éviter les malentendus et favorisera un dialogue sincère et productif.

Utiliser le feedback constructif

Le feedback constructif est un outil puissant pour améliorer la communication. En se donnant du feedback à soi-même et en sollicitant l’avis des autres, on peut ainsi identifier les points à améliorer et renforcer ses compétences. Par exemple, demander à votre interlocuteur : « Qu’en penses-tu ? » ou « Qu’as-tu compris ? » permet de clarifier les messages et d’ajuster son approche si nécessaire.

Cette pratique favorise un échange ouvert et honnête, et aide à bâtir une communication plus efficace et respectueuse. Le feedback encourage également une culture de l’amélioration continue, bénéfique tant sur le plan personnel que professionnel.

Etre clair et concis

Pour une communication efficace, il est important d’être clair et concis. Utiliser un langage simple et précis va vous permettre de transmettre des messages sans ambiguïté. Vous réduirez ainsi les risques de malentendus. Adapter votre vocabulaire et votre ton à l’audience et au contexte est également essentiel pour assurer une bonne compréhension.

La concision aide à maintenir l’attention de votre interlocuteur et à éviter les digressions inutiles. En se concentrant sur l’essentiel et en structurant bien ses idées, on facilite l’échange et on rend la communication plus impactante et efficiente.

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En résumé, une communication efficace repose sur la clarté, l’intention, et l’ouverture d’esprit. Savoir s’adapter à différents contextes et situations, éviter les préjugés, et utiliser le feedback constructif sont essentiels. L’adaptabilité est la clé pour des échanges harmonieux et productifs.

Les différents types de communication

La communication se divise en trois principaux types selon les travaux d’Albert Mehrabian : la communication verbale, para-verbale et non-verbale. Comprendre ces trois dimensions va nous être utile pour maîtriser et améliorer sa manière de communiquer.
Explorons chacune de ces formes de communication en détail.

La communication verbale

Selon Mehrabian, la communication verbale représente seulement 7% de notre message global. Cependant, elle reste essentielle pour transmettre des informations claires et précises. La communication verbale peut se diviser en plusieurs sous-types :

• Parlée : Conversations en face à face, appels téléphoniques, visioconférences.
• Écrite : Emails, lettres, rapports, articles de blog, messages texte, posts sur les réseaux sociaux.

Chaque forme de communication verbale a ses spécificités et nécessite une adaptation du style et du ton pour être efficace. Que ce soit en parlant ou en écrivant, l’important est de choisir les mots justes et de structurer ses idées de manière cohérente pour assurer une bonne compréhension.

La communication para verbale

La communication para-verbale représente 38% du message. Elle inclut les aspects vocaux de la communication, comme :  

• Le ton de la voix : Intonation utilisée pour exprimer différentes émotions.
• Le volume : Niveau sonore utilisé pour attirer l’attention ou exprimer une émotion.
• Le rythme : Vitesse à laquelle on parle, influençant la clarté et l’engagement.
• La modulation vocale : Variations dans le ton pour souligner des points importants.

Ces éléments peuvent fortement influencer la manière dont un message est perçu.
Maîtriser ces éléments permet de rendre la communication plus dynamique et engageante, tout en transmettant les émotions et intentions de manière plus efficace.

La communication non verbale

La communication non-verbale est la plus significative et  représente 55% de notre message selon Mehrabian. Elle englobe notamment : 

• Les expressions faciales 
• Le langage corporel
• La gestuelle
• Les émotions comme manifestations physiologiques inconscientes

Ces éléments jouent un rôle de premier ordre dans la transmission des émotions et des intentions, souvent sans que nous en soyons conscients. Maîtriser la communication non-verbale aide à rendre les échanges plus authentiques et impactants.

A lire également : Comment développer son assertivité

Les différents styles de communication

La communication ne se limite pas aux mots que nous utilisons, mais inclut également nos comportements et attitudes. Divers styles de communication ont été étudiés en profondeur dans la littérature psychologique et interculturelle, notamment par Robert Alberti, Michael Emmons, Edward T. Hall, et Geert Hofstede. Ces différents styles influencent la manière dont nos messages sont perçus et la dynamique de nos interactions. 

Voici un récapitulatif des différents styles de communication que l’on peut retrouver : 

Assertif

Le style de communication assertif se caractérise par l’expression claire et directe de ses besoins, opinions et sentiments, tout en respectant ceux des autres. Par exemple, dans une réunion, une personne assertive pourrait dire : « Je comprends votre point de vue, mais je pense que nous devrions envisager une autre approche pour atteindre nos objectifs. » Ce style favorise des échanges ouverts et équilibrés.

Passif

Ce style de communication se caractérise par la tendance à éviter de s’exprimer ou à céder aux autres, souvent par peur de conflit ou de rejet. Par exemple, dans une situation où une décision importante est prise, une personne passive pourrait simplement acquiescer sans partager son opinion, même si elle n’est pas d’accord. Ce style peut entraîner des frustrations et un manque de respect pour ses propres besoins.

Agressif

Une communication agressive se traduit par une attitude dominatrice, voire provocatrice et souvent hostile envers ce que peut ressentir l’autre. Par exemple, lors d’une discussion, une personne agressive pourrait dire : « Vous ne comprenez rien, c’est ma façon ou rien ! » Ce style crée des conflits et des tensions, et peut aliéner les interlocuteurs.

Passif-Agressif

La communication passif-agressive implique l’expression indirecte d’hostilité, souvent par le biais de comportements évasifs ou sarcastiques. Par exemple, au lieu de dire ouvertement qu’il est contrarié, quelqu’un pourrait dire : « Bien sûr, faites comme vous voulez, de toute façon, personne ne m’écoute jamais. » Ce style crée de la confusion et de la frustration, rendant difficile la résolution des conflits.

Manipulateur

Le style de communication manipulateur utilise des tactiques indirectes et trompeuses pour influencer et contrôler les autres à son avantage. Par exemple, une personne manipulatrice pourrait flatter excessivement un collègue pour obtenir une faveur ou mentir sur ses propres besoins pour susciter la pitié et obtenir ce qu’elle veut. Ce style érode la confiance et peut mener à des relations déséquilibrées et conflictuelles.

Direct

Adopter un style de communication direct consiste à s’exprimer de manière claire et franche, sans détour ni ambigüité. Par exemple, au travail, une personne utilisant ce style pourrait dire : « Je pense que nous devrions revoir cette stratégie car elle ne fonctionne pas comme prévu. » Ce style favorise la clarté et l’efficacité des échanges, bien qu’il puisse parfois être perçu comme brusque.

Indirect

Ce style de communication implique de transmettre son avis et ses ressentis de manière subtile et souvent implicite, tout en évitant la confrontation directe. Par exemple, au lieu de dire clairement qu’il n’aime pas une idée, quelqu’un pourrait dire : « Je me demande si cette approche est vraiment la meilleure option. » Ce style peut prévenir les conflits, mais aussi entraîner des malentendus et des ambiguïtés.

Les obstacles à la communication

Malgré nos efforts pour communiquer efficacement, plusieurs obstacles peuvent entraver la transmission et la réception des messages. Ces obstacles peuvent provoquer des malentendus, des frustrations et des conflits. Thomas Gordon, psychologue renommé, a identifié 12 obstacles majeurs à la communication. Comprendre ces obstacles va nous aider à les surmonter et à améliorer la qualité de nos échanges.
Voici les 12 obstacles à la communication proposés par Thomas Gordon : 

• Les ordres : Imposer des actions sans discussion.
• Les menaces : Utiliser la peur pour obtenir un résultat.
• Les moralisations : Prêcher ou donner des leçons de morale.
• Les conseils : Offrir des solutions sans demander l’avis de l’autre.
• Les argumentations logiques : Utiliser la logique pour rationaliser et  contredire les sentiments de l’autre.
• Les jugements : Critiquer ou évaluer négativement.
• Les compliments : Flatterie excessive qui peut sembler insincère.
• Les interprétations : Analyser et expliquer les actions de l’autre.
• Les réconforts : Minimiser les sentiments de l’autre en cherchant à le rassurer.
• Les interrogations : Poser des questions intrusives.
• Les distractions : Esquiver et changer de sujet pour éviter la discussion.
• Les critiques : Porter un jugement négatif sur l’autre, souvent de manière destructive.

En plus de ces obstacles, d’autres facteurs peuvent également nuire à la communication :

• La barrière linguistique : Différences de langue ou de jargon qui peuvent empêcher la compréhension.
• Les préjugés et stéréotypes : Jugements préconçus qui peuvent influencer la perception des messages.
• L’écoute passive : Manque d’attention ou d’engagement de l’auditeur.
• Les bruits environnementaux : Distractions sonores ou visuelles qui perturbent la concentration.
• Le manque de clarté : Messages flous ou ambigus qui rendent difficile la compréhension.
• Des émotions intenses : Stress, colère ou anxiété qui peuvent altérer la façon dont les messages sont transmis et reçus.
• Les différences culturelles : Variations dans les normes et les attentes de communication entre différentes cultures.

En reconnaissant ces obstacles, nous pouvons prendre des mesures adéquates pour les minimiser et ainsi améliorer la qualité de nos interactions.

Pourquoi améliorer sa communication ?

Améliorer sa communication est essentiel pour développer des relations saines et productives, tant dans la vie personnelle que professionnelle. Une communication efficace permet de mieux comprendre les autres, de résoudre les conflits et de favoriser une collaboration harmonieuse.
Voici quelques raisons pour lesquelles il est important d’améliorer sa communication :

• Renforcer les relations personnelles : Une communication claire et ouverte aide à créer des liens plus forts et plus authentiques avec les proches.
• Améliorer la performance professionnelle : Des échanges efficaces au travail augmentent la productivité et la cohésion d’équipe.
• Prévenir les conflits : Une meilleure communication minimise les risques de malentendus et de conflits.
• Accroître la confiance et l’estime de soi : Savoir s’exprimer clairement renforce la confiance en soi et améliore l’estime de soi.
• Faciliter la résolution des problèmes : Une bonne communication permet de discuter des problèmes ouvertement et de trouver des solutions ensemble.

L’importance du coaching dans l’amélioration de sa communication

Améliorer sa communication peut transformer de nombreux aspects de votre quotidien. Cependant, cela peut être difficile à accomplir seul. C’est ici qu’un coach spécialisé en communication entre en jeu. Un coach expérimenté et certifié peut vous fournir des outils personnalisés et des techniques éprouvées pour surmonter les obstacles de communication. Avec un accompagnement sur mesure, vous pourrez développer des compétences qui amélioreront vos relations personnelles et professionnelles. Que vous souhaitiez renforcer votre confiance en vous, prévenir les conflits ou simplement vous exprimer plus clairement, le coaching en communication est une solution efficace.

Rôle du coach spécialisé en communication

Un coach spécialisé en communication accompagne ses clients dans l’identification et la résolution des obstacles qui empêchent une communication efficace. Il adopte une posture bienveillante et non jugeante, aide à définir des objectifs clairs et fournit un accompagnement personnalisé pour atteindre ces objectifs.

En tant que coach formé à la CNV et spécialisé en PNL, j’utilise principalement ces deux approches pour aider mes clients. La CNV permet de favoriser des échanges respectueux et authentiques, tandis que la PNL offre des outils puissants pour modifier les schémas de pensée et de comportement.

5 exercices pratiques pour améliorer sa communication

Après avoir exploré les bases de la communication efficace, les différents types et styles de communication, ainsi que les obstacles qui peuvent nuire à nos échanges, il est temps de mettre en pratique ces connaissances avec les 5 exercices que voici :

1. Reconnaître et déjouer les biais de la communication

Les biais de communication peuvent fausser la perception et l’interprétation des messages. Reconnaître ces biais est la première étape pour les déjouer. Voici une méthode simple pour identifier un biais et une liste des principaux biais de communication.

✔️ Méthode pour alerter sur un biais de communication

Pour détecter un biais de communication, prenez un moment pour réfléchir à votre réaction initiale à un message. Posez-vous les questions suivantes :

• Ai-je une réaction émotionnelle forte à ce message ?
• Est-ce que j’interprète le message en fonction de mes expériences passées ?
• Est-ce que je fais des suppositions sans avoir toutes les informations ?
• Est-ce que je considère les perspectives ou les intentions de l’autre personne ?

Si la réponse à l’une de ces questions est « oui », il est possible que vous soyez influencé par un biais. Prenez du recul, clarifiez les informations et posez des questions ouvertes pour mieux comprendre le message.

✔️ Voici les principaux biais de communication

• Biais de confirmation : Tendance à rechercher et interpréter les informations de manière à confirmer ses propres croyances.
• Biais d’attribution : Tendance à attribuer les comportements des autres à des traits de caractère plutôt qu’à des situations contextuelles.
• Biais de projection : Tendance à attribuer ses propres pensées et sentiments aux autres.
• Biais de négativité : Tendance à accorder plus d’importance aux expériences négatives qu’aux positives.
• Biais de halo : Tendance à laisser une impression générale favorable ou défavorable influencer les jugements spécifiques.
• Biais d’ancrage : Tendance à s’appuyer trop fortement sur la première information rencontrée (ancre) lors de la prise de décisions.

En prenant conscience de ces biais et en utilisant une approche réflexive, vous pouvez améliorer la clarté et l’objectivité de vos communications.

A lire également : Comment apprendre à dire non : Le guide ultime

2. Utiliser le métamodèle de la PNL

Le métamodèle de la PNL est un ensemble d’outils linguistiques conçu pour identifier et clarifier les différentes structures de langage qui peuvent nuire à la communication . En posant des questions spécifiques, on peut alors élargir et préciser les informations, améliorant ainsi la compréhension et la communication. 

Voici comment utiliser les questions du métamodèle pour mieux comprendre et améliorer vos échanges.

Clarifiez les omissions pour une communication claire

Les omissions se produisent lorsque des informations importantes sont laissées de côté. Pour clarifier ces omissions, vous pouvez utiliser les questions suivantes :

✔️ Quand le verbe utilisé ne donne pas assez d’infos : « On va le faire » → « Quoi, où, quand, comment exactement ? »

✔️ Quand il manque une info dans la phrase : « Je ne comprends pas » → « Qui ou quoi spécifiquement ? »

✔️ Lorsqu’on ne sait pas de quoi on parle exactement : « Ça m’énerve » → « Qui ou quoi t’énerve précisément ? »

✔️ Dès qu’il y a une comparaison qui n’est pas précisée : « Il lave plus blanc » → « Plus ou moins que quoi, que qui, que quand ? »

Corrigez les distorsions pour éviter les malentendus

Les distorsions surviennent lorsque les informations sont déformées ou interprétées de manière incorrecte. Pour les rectifier, posez des questions comme :

✔️ Lorsque quelqu’un présuppose quelque chose : « Quand vous aurez fait cela …» → « Comment savez vous que je vais faire cela ? »

✔️ Dès lors qu’on fait un lien entre ce qu’on imagine et ce qu’on perçoit : « Elle me fait la gueule » → « Comment sais-tu cela ? »

✔️ Quand l’info sort de nulle part : « Tout a une fin » → « Selon qui ? », « D’où vient cela ?»

✔️ Quand il y a un doute sur lien de causa à effet : « Tu me mets en colère à cause d’elle» → « Comment spécifiquement elle fait pour te mettre en colère»

✔️ Dès que c’est un peu tiré par les cheveux : « Il a une carte de paiement donc il a de l’argent » → « En quoi une carte de paiement indique qu’il a de l’argent ? »

Dépassez les généralisations pour une communication authentique

Les généralisations se produisent lorsque des conclusions globales sont tirées à partir d’expériences limitées. Pour les clarifier, utilisez des questions du genre:

✔️ Quand l’info est généralisée : « Tous les hommes sont… » → « Tous ? », « Jamais ? »

✔️ Dès lors qu’il y a une sorte d’injonction : « Tu dois / il faut » → « Et sinon, qu’arrivera-t-il ? », «Qu’est-ce qui m’en empêche ? »

✔️ Quand on utilise un mot « valise » pour décrire un processus : « La communication est mauvaise avec lui » → « Comment communiques tu avec lui ? »

En utilisant ces différentes questions, vous pourrez mieux comprendre les intentions et les significations derrière les mots de votre interlocuteur, clarifier les malentendus et rendre la communication plus précise et efficace.

3. Parler en JE

Parler en JE consiste à s’exprimer en utilisant la première personne du singulier. Cette méthode permet de prendre la responsabilité de ses émotions et d’éviter de blâmer ou juger l’autre. Par exemple, au lieu de dire « Tu ne m’écoutes jamais », dites plutôt quelque chose du genre « Je me sens ignoré quand je parle et que je n’ai pas de réponse ».
Cela ouvre un espace de dialogue plus constructif et respectueux, réduisant les risques de conflit et favorisant une meilleure compréhension mutuelle. En parlant en JE, vous pouvez mieux exprimer vos besoins tout en respectant ceux de l’autre.

4. Rester factuel et sans jugement

Adopter une communication factuelle et sans jugement améliore considérablement la clarté et l’efficacité des échanges. La distinction entre un fait et un jugement est essentielle : un fait est une observation objective et vérifiable, tandis qu’un jugement est une interprétation subjective.

✔️ Méthode simple pour rester factuel et sans jugement

• Observer : Commencez par décrire ce que vous voyez ou entendez de manière objective. Par exemple, « Tu es arrivé à 18h » est un fait, tandis que « Tu es toujours en retard » est un jugement.
• Exprimer : Ensuite, exprimez votre ressenti sans accuser l’autre personne. Par exemple, « Quand tu es arrivé à 18h, je me suis senti inquiet parce que j’avais prévu de commencer à 17h. »
• Clarifier : Posez des questions pour mieux comprendre l’autre point de vue. Par exemple, « Y avait-il une raison pour laquelle tu es arrivé à 18h ? ». Pour cela, vous pouvez également utiliser les questions du métamodèle vues plus haut.
• Proposer : Enfin, faites une demande concrète et spécifique. Par exemple, « Pourrions-nous nous accorder sur une heure précise à l’avenir ? »

En utilisant cette méthode, vous éviterez les malentendus et les conflits, et créerez  un environnement propice à une communication bienveillante et respectueuse.

5. Etre congruent entre le verbal et le non verbal

Être congruent signifie que votre langage verbal et non-verbal sont en harmonie, renforçant ainsi la crédibilité et la clarté de votre message. Lorsque vos mots correspondent à vos gestes, expressions faciales et ton de voix, votre communication devient plus authentique et efficace.

✔️ Quelques conseils pour assurer la congruence

• Prendre conscience de son langage corporel : Observez vos gestes, expressions faciales et posture lorsque vous parlez. Par exemple, si vous dites « Je suis heureux de te voir » avec les bras croisés et un visage fermé, le message pourra être perçu comme incongru.
• Aligner le ton de voix avec le message : Votre ton de voix doit refléter vos émotions et intentions. Par exemple, un ton chaleureux et enthousiaste lorsqu’on exprime de la joie va renforcer le message.
• Utiliser des gestes appropriés : Les gestes doivent soutenir et illustrer vos paroles. Par exemple, utiliser des mains ouvertes et des mouvements fluides peut indiquer l’ouverture et la sincérité.
• Faire des pauses pour observer les réactions : Prenez des moments pour observer les réactions de votre interlocuteur. Si vous percevez des signes de confusion ou de doute, ajustez votre communication en conséquence.

En intégrant ces pratiques, vous pouvez assurer que votre communication soit perçue comme cohérente et authentique, améliorant ainsi la compréhension et la confiance dans vos échanges.

Conclusion et prochaines étapes pour améliorer sa communication

Améliorer sa communication implique de maîtriser les bases, les types et styles de communication, ainsi que des méthodes pratiques pour surmonter les obstacles.
Vous avez maintenant des outils pratiques pour enrichir vos échanges. Mais parfois, un accompagnement personnalisé fait toute la différence pour transformer vos relations professionnelles et personnelles.

Ne laissez plus vos mots vous échapper !
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